POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
Qui sommes-nous et pourquoi traitons-nous vos données ?
L’association Rennes School of Business (Rennes SB) attache une grande importance à la protection de vos données personnelles. Nous avons formalisé nos engagements en la matière dans le cadre notamment de cette présente politique. Vous pourrez également avoir un rappel des stipulations essentielles de cette Politique dans les différents documents ou outils applicatifs que nous mettons à votre disposition.
Rennes SB est le responsable des traitements de données personnelles dont les finalités sont mentionnées ci-après.
Vous pouvez ne pas être concerné par toutes les situations visées dans la présente politique dont l’objectif est de donner un aperçu global, pour tous les types de relations que Rennes SB peut entretenir (apprenants, diplômés, prestataires externes, etc.).
Rennes SB a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) dont les coordonnées postales et email sont les suivantes :
– DPO Secrétariat Général 2 Rue Robert d’Arbrissel, 35065 Rennes
– dpo@rennes-sb.com
Rennes SB est amenée à collecter et à traiter des données personnelles dans la mesure où :
– ces données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie, ou
– ces données sont nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles, ou
– ces données sont nécessaires au respect d’obligations réglementaires auxquelles Rennes SB est soumis, ou
– ces données ont été collectées avec le consentement de la personne concernée, ou
– ces données sont collectées dans l’intérêt légitime de Rennes SB (notamment la sécurité des personnes, des locaux et des ressources mises à disposition par l’association ainsi que la promotion de l’école).
Lorsque le traitement des données personnelles de la personne concernée suppose son consentement, Rennes SB met en œuvre un mécanisme spécifique pour collecter ce consentement.
Finalités
Fondement juridique
Recrutement des candidats aux formations de Rennes SB : gestion des concours et évaluation des candidats
L’exécution de mesures précontractuelles et notre intérêt légitime
Gestion du cursus de formation des apprenants (formation initiale, formation continue, formation intra-entreprise)
L’exécution de mesures contractuelles et notre intérêt légitime
Gestion des examens et des évaluations des apprenants
L’exécution de mesures contractuelles et notre intérêt légitime
Gestion des stages et de l’alternance (apprentissage / contrats de professionnalisation)
L’exécution de mesures contractuelles
Gestion et suivi des affectations du corps professoral
Notre intérêt légitime
Gestion des besoins spécifiques des apprenants (notamment lors des examens et des évaluations)
Notre intérêt légitime ou votre consentement s’il est requis par la réglementation
Gestion des sanctions disciplinaires
L’exécution de mesures contractuelles et notre intérêt légitime
Gestion des dispositifs spécifiques (tutorat, pépinières, etc.)
Notre intérêt légitime
Gestion des contrats conclus avec les personnes concernées, y incluant la gestion et le suivi des facturations et des paiements et des éventuels différends
L’exécution de mesures contractuelles
Gestion et suivi des bourses d’étude
L’exécution de mesures contractuelles et notre intérêt légitime
Gestion et animation du réseau des diplômés
Notre intérêt légitime
Suivi des participations aux événements et services proposés aux diplômés
L’exécution de mesures contractuelles et notre intérêt légitime
Gestion des recherches, des publications ainsi que des chaires
L’exécution de mesures contractuelles et notre intérêt légitime
Réalisation d’actions de promotion de Rennes SB et de prospection
Notre intérêt légitime ou votre consentement s’il est requis par la réglementation
Gestion des données de navigation Internet (cookies des sites édités par Rennes SB)
Notre intérêt légitime ou votre consentement s’il est requis par la réglementation
Réalisation d’enquêtes de satisfaction et de sondages.
Notre intérêt légitime ou votre consentement s’il est requis par la réglementation
Gestion des ressources mises à disposition par Rennes SB (salles de cours, appareils de projection, etc.)
Notre intérêt légitime
Sécurité des locaux et des personnes
Notre intérêt légitime
Contrôle de l’utilisation des ressources IT mises à disposition par Rennes SB (y incluant la messagerie électronique)
Notre intérêt légitime
Suivi et gestion de la collecte de la taxe d’apprentissage
Notre intérêt légitime et le respect d’obligations réglementaires
Quelles données traitons-nous ?
L’essentiel des données est collecté par Rennes SB directement auprès des personnes concernées. Toutefois, il est possible que vos données lui aient été transmises par des tiers, et notamment :
– Des partenaires spécialisés dans le recrutement et l’organisation des concours d’admission en ce qui concerne les données des candidats aux cursus et formations dispensés par Rennes SB ;
– Des établissements d’enseignement étrangers en ce qui concerne les données des apprenants suivant des programmes/cursus impliquant de tels établissement ;
– Des partenaires spécialisés dans le recrutement de candidats à l’emploi (chasseurs de tête) ou des salariés de Rennes SB (cooptation) en ce qui concerne les données des candidats à l’emploi.
Les catégories de données traitées varient en fonction des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Lorsque vos données sont collectées par Rennes SB par voie de questionnaire/formulaire, nous prenons soin d’indiquer par un astérisque les informations collectées qui sont indispensables (« obligatoires ») et sans lesquelles nous pourrions ne pas être en mesure d’assurer le service concerné.
De manière générale, les données traitées par Rennes SB sont les suivantes :
– L’état civil et les données d’identification (noms, prénoms, lieu de naissance, nationalité, etc.),
– Les coordonnées personnelles postales, téléphoniques et électroniques,
– Des éléments de vie personnelle (état civil, etc.),
– Les données relatives au paiement des frais d’inscription et aux impayés,
– Les diplômes obtenus,
– Les langues parlées,
– Les données personnelles relatives à la formation : les emplois du temps, les cursus interne et externe, les diplômes, les validations d’acquis, les documents relatifs au contrôle des connaissances, les feuilles de présence, etc.),
– Les besoins spécifiques (et notamment le handicap) notamment lors des examens et des évaluations,
– Les données d’identification et de connexion aux moyens informatiques mis à disposition par Rennes SB,
– Les résultats des enquêtes et sondages non anonymes, les témoignages,
– Les sanctions disciplinaires,
– Les données relatives aux stages effectués
– Les difficultés sociales dans le cadre de l’octroi de bourses d’études
– etc.,
Qui a accès à vos données personnelles ?
Les données personnelles sont destinées :
– Au sein de Rennes SB : à la Direction pédagogique et académique, à la Direction des systèmes d’information, à la Direction de la Communication et du Marketing, à la Direction Financière, aux personnes chargées de la sécurité des locaux et de l’accueil ;
– Aux établissements d’enseignement étrangers qui sont partenaires de Rennes SB et dans lesquels l’apprenant suivrait une formation ;
– Les partenaires de Rennes SB pour les besoins de la gestion des contrats, tels que, par exemple, les organismes de recouvrement des impayés ;
– Les sous-traitants informatiques de Rennes SB, tels que les prestataires d’hébergement et de maintenance IT ;
– Les sous-traitants techniques de Rennes SB tels que les routeurs, les partenaires intervenant dans le cadre de l’organisation d’évènements réalisés par Rennes SB (soirées de gala, etc.), etc.
– Les organismes spécialisés dans la réalisation d’enquêtes et de statistiques (notamment au titre des classements des établissement d’enseignement) ;
– Au rectorat et, de manière générale, à tout établissement sous la tutelle du Ministère de l’Education Nationale, notamment aux fins de réalisation d’enquêtes nationales ;
– Aux organismes qui prennent en charge tout ou partie du coût de la formation tels que, par exemple, les opérateurs de compétences ;
– A l’association de diplômés de Rennes SB
– Aux partenaires de Rennes SB pour les besoins de la gestion des accréditations académiques de Rennes SB ;
– A la Commission européenne pour la gestion des bourses attribuées dans le cadre du programme Erasmus ;
– Aux partenaires de Rennes SB qui anime des associations d’étudiants, de clubs et d’autres dispositifs placés sous l’égide de Rennes SB ;
– A toute entité judiciaire ou administrative lorsque Rennes SB doit satisfaire à ses obligations réglementaires.
Dans l’hypothèse où les données des personnes concernées seraient transférées hors de l’Union Européenne, Rennes SB aura recours à l’un des mécanismes assurant des garanties appropriées tel que prévu par la réglementation applicable, et en particulier l’adoption des clauses contractuelles types élaborées par la Commission européenne. Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Rennes SB pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les données personnelles traitées par Rennes SB sont conservées pour la durée nécessaire à l’exécution des obligations légales et contractuelles de Rennes SB, conformément à la réglementation relative à la protection des données et selon les durées des prescriptions légales. De manière générale, les données sont conservées conformément à la circulaire n°2005-003 du 22 février 2005 du Ministre de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.
Par exemple :
– Les données afférentes au dossier administratif et pédagogique des apprenants sont conservées pendant 10 ans ;
– Les copies d’examens/évaluations sont conservées pendant un an après la publication des résultats, sauf contentieux ;
– Les factures sont conservées pendant 10 ans ;
– Les feuilles de présence des stagiaires et les copies des attestations de stage délivrées sont conservées pendant 5 ans ;
– Les données afférentes à la gestion du handicap sont conservées pour la durée du handicap si elle est inférieure à la durée de la scolarité ou, autrement, pour la durée de la scolarité ;
– Les données relatives aux impayés sont conservées jusqu’au règlement amiable du différend ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action judiciaire ;
– Les données de gestion des contrats sont conservées pendant toute la durée du contrat augmentée de cinq ans ;
– Les données afférentes à la prospection commerciale sont conservées trois ans à compter du dernier contact ;
– Les questionnaires d’enquêtes sont conservés pendant 5 ans et les résultats (synthèses, tableaux de bord, etc.) sont conservés pendant 10 ans.
Quels sont vos droits ?
De manière générale :
– Chaque personne concernée a le droit de demander l’accès et la rectification de ses données personnelles.
– Chaque personne concernée a le droit de demander la limitation du traitement de ses données personnelles, (i) si elle conteste l’exactitude de ses données pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de ces dernières, (ii)si elle considère que nous traitons illicitement ses données et qu’il exige une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement, (iii) si nous n’avons plus besoin de ses données au regard des finalités visées ci-dessus mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice, (iv) en cas d’exercice de son droit d’opposition pendant la durée de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur les siens.
– Chaque personne concernée a le droit de demander la suppression de ses données personnelles. En cas de demande de suppression de ses données, Rennes SB pourra néanmoins les conserver sous forme d’archivage intermédiaire, et ce pour la durée nécessaire à la satisfaction de ses obligations légales, comptables et fiscales.
– Chaque personne concernée a le droit de demander, à tout moment, à exercer son droit d’opposition vis-à-vis des traitements exploités pour des raisons tenant à sa situation particulière.
– Chaque personne concernée a également le droit de s’opposer à la prospection commerciale, à tout moment et sans avoir à fournir de motif.
– Chaque personne concernée a le droit d’exercer son droit à la portabilité des données, ce qui lui donne le droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel le concernant ou de les transférer à un tiers dans un format structuré et couramment utilisé et lisible par une machine.
– Chaque personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques le concernant ou l’affectant de manière significative.
– Chaque personne concernée a le droit de retirer son consentement à tout moment.
– Chaque personne concernée dispose également du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de ses données à caractère personnel post-mortem.
Ces droits peuvent être exercés, à tout moment, en envoyant un courrier électronique à l’adresse dpo@rennes-sb.com ou un courrier à l’adresse suivante : 2 Rue Robert d’Arbrissel, 35065 Rennes
